Utamaduni wa urasimu barani Ulaya — kutoka Estonia ya kidijitali hadi Italia yenye makaratasi mengi

Tunachopima — na jinsi viwango vinavyoleta upotovu

Ubora wa urasimu unaweza kupimwa, lakini kila kiwango kinaangazia kipengele tofauti:

• EU eGovernment Benchmark (ya kila mwaka, Tume ya Ulaya) inapima ni huduma ngapi za serikali zinapatikana mtandaoni na jinsi zinavyoweza kutumika. Viongozi: Estonia, Malta, Uholanzi, Lithuania, Denmark; wasioendelea: Romania, Bulgaria, Italia, Slovakia.
• DESI (Digital Economy and Society Index) inapima ukomavu wa kidijitali wa jamii kwa ujumla, ikijumuisha matumizi ya serikali. Nchi za Scandinavia na Estonia zinaongoza.
• OECD Government at a Glance inapima muda wa utaratibu, uaminifu na ufanisi. Hapa, nchi za Scandinavia na nchi kadhaa za Ulaya ya Kati zinaongoza; Italia, Ugiriki na nchi kadhaa za Ulaya ya Mashariki zina nyuma.

Lakini: huduma ya serikali ya kidijitali siyo moja kwa moja ya haraka au rahisi. Estonia inaweza kutoa cheti cha kuzaliwa katika dakika 5 kwa sababu mfumo wake wa kidijitali ni mzuri sana; Ujerumani inachukua wiki 6 kwa sababu mfumo wake wa kidijitali ni wa msingi na miadi ya ana kwa ana inahitajika. Lakini Estonia inahitaji kadi ya kitambulisho yenye chip kwa taratibu tata zaidi — na unapata hiyo kama raia wa nchi ya tatu baada ya kibali chako cha makazi kutolewa.

Aina nne za utamaduni wa urasimu unazokumbana nazo katika maisha ya kila siku

Mbinu ya kimantiki — kwa asili ni rahisi, lakini inasaidia kuweka matarajio:

Aina ya 1: Ufanisi wa kidijitali

Estonia, Lithuania, Denmark, Finland, Uholanzi, Malta

Vipengele:

• Karibu huduma zote za serikali zinapatikana mtandaoni kupitia tovuti kuu
• Kitambulisho cha kielektroniki / saini ya kidijitali kama kiwango cha uthibitishaji
• Muda mfupi wa uchakataji (siku hadi wiki, mara chache miezi)
• Miadi michache ya ana kwa ana inahitajika
• Uwepo katika ofisi za serikali ni kivutio badala ya kawaida

e-Estonia ya Estonia ina huduma 2,600+ za kidijitali; raia hukamilisha 99% ya taratibu za serikali mtandaoni. Uholanzi ina DigiD kama kitambulisho kuu cha kidijitali; Finland ina Suomi.fi. Denmark ina NemID/MitID, ambayo huunganisha huduma za benki ya kielektroniki, mawasiliano ya serikali na barua pepe ya kidijitali katika mfumo mmoja.

Uzoefu kama mhamiaji: Wiki za kwanza ni mchakato wa kuunda kitambulisho — unahitaji E-ID, na kisha karibu kila kitu kinaenda vizuri. Uvumilivu mdogo baada ya kikwazo cha awali, lakini kikwazo kikubwa zaidi mwanzoni.

Aina ya 2: Mseto — kidijitali pamoja na ana kwa ana

Sweden, Ubelgiji, Ufaransa, Slovenia, Ureno, Uhispania

Vipengele:

• Huduma nyingi zinapatikana mtandaoni, lakini taratibu tata zaidi zinahitaji miadi ya ana kwa ana
• Tovuti za mtandaoni za lugha nyingi hazihakikishwi
• Muda wa uchakataji hutofautiana kutoka wiki hadi miezi michache
• Mchanganyiko wa utawala wa kisasa na wa kitamaduni

France Connect ya Ufaransa huunganisha huduma zaidi na zaidi; Mi Carpeta Ciudadana ya Uhispania huunganisha mawasiliano ya serikali. Nchini Ureno, AMA ni kitovu kuu, na Lojas do Cidadão ni vituo vya huduma kwa wananchi.

Uzoefu kama mhamiaji: Unahitaji miadi katika ofisi za serikali, ambayo mara nyingi inaweza kuweka mtandaoni — hatua ngumu zaidi ni hatua za kwanza (kupata nambari ya ushuru nchini Uhispania, NIE katika miadi ya kituo cha polisi). Mara tu unapokuwa katika mfumo, mambo mengi yanaenda vizuri.

Aina ya 3: Inahitaji ziara, inategemea makaratasi

Ujerumani, Austria, Jamhuri ya Cheki, Hungaria, Poland, Slovakia

Vipengele:

• Miadi ya ana kwa ana ni kawaida
• Hati asili na nakala zilizothibitishwa ni muhimu
• Muda wa uchakataji hutofautiana kutoka wiki hadi miezi mingi (mara kwa mara, muda mrefu wa kusubiri miadi)
• Serikali ya kielektroniki inakua lakini haijatumika kwa ulimwengu wote
• Miundo ya shirikisho huleta tofauti za kikanda

Ujerumani: licha ya Sheria ya Ufikiaji wa Mtandaoni, ufikiaji bado umegawanyika — kila manispaa ina tovuti zake, na taratibu nyingi zinawezekana tu ana kwa ana. Ofisi za wananchi na muda wa kusubiri wa wiki 6 katika miji mikuu ni kawaida. Bavaria na Baden-Württemberg hutofautiana kimfumo na Berlin au Hamburg.

Uzoefu kama mhamiaji: Panga kila ziara ya serikali na maandalizi na ufuatiliaji. Fika kwa wakati na hati asili na nakala. Panga uvumilivu.

Aina ya 4: Ya kitamaduni, mara nyingi inahitaji ziara, kidijitali kwa njia isiyo thabiti

Italia, Ugiriki, Romania, Bulgaria, Kroeshia, Kupro

Vipengele:

• Miadi ya ana kwa ana ni sheria
• Huduma za mtandaoni zinapatikana wakati mwingine lakini mara nyingi zimegawanyika
• Muda wa uchakataji wakati mwingine hauwezekani (wiki hadi miezi mingi, mara kwa mara miaka kwa taratibu tata)
• Tofauti za kikanda ni muhimu
• Uhusiano ("conoscenze", "patronage") ni muhimu katika baadhi ya maeneo kuliko unavyotarajia kutoka kwa "utaratibu safi"

Italia: licha ya juhudi za kisasa chini ya PNRR (mpango wa uokoaji), uzoefu wa kiutawala bado ni tofauti sana katika mikoa. Kaskazini mwa Italia (Lombardy, Veneto, Trentino) ni haraka na ya kisasa zaidi kuliko Kusini mwa Italia (Sisilia, Calabria, Kusini). Mnamo Agosti, ofisi nyingi hufunga kwa likizo ya majira ya joto; nchi zingine za wanachama wa Mediteranea pia zina muda mrefu wa likizo.

Uzoefu kama mhamiaji: Panga na muda mwingi zaidi. Weka hati zote asili, risiti na alama za ada (nchini Italia marche da bollo) tayari. Ushauri wa mitaa (Patronato nchini Italia, ofisi zinazohusishwa na vyama) mara nyingi ndio msaada wa vitendo pekee.

Mfumo wa taratibu za serikali — ulinganisho

Nini hufanyika katika wiki chache za kwanza? Hii ni ulinganisho wa kimatendo:

Kujiandikisha katika makazi yako

• Estonia, Uholanzi, Lithuania: mtandaoni kupitia tovuti, kadi ya kitambulisho inahitajika; uthibitisho ndani ya siku chache
• Sweden, Denmark: miadi ya ana kwa ana katika Skatteverket / Borgerservice, mara nyingi muda wa kusubiri wa wiki 1–4
• Ufaransa: mara nyingi ni rasmi katika ukumbi wa manispaa au kupitia programu ya OFII; katika miji mikuu, inaweza kuwa ngumu
• Uhispania: Empadronamiento katika Ayuntamiento, ana kwa ana; miadi wakati mwingine inaweza kuweka mtandaoni; imethibitishwa mara moja
• Ujerumani: miadi ya ofisi ya wananchi kwa kawaida ina muda wa kusubiri wa wiki 4–8 katika miji mikuu; cheti cha usajili hutolewa mara moja kwenye eneo
• Italia: Anagrafe katika Comune, ana kwa ana; katika baadhi ya miji, uchakataji huchukua wiki 4–12
• Poland, Jamhuri ya Cheki: miadi ya ana kwa ana katika ukumbi wa manispaa, mara nyingi inapatikana kwa muda mfupi

Nambari ya kitambulisho ya ushuru

• Estonia, Sweden, Denmark: hutolewa kiotomatiki na usajili wa makazi
• Uholanzi: BSN hutolewa na usajili wa makazi (kwa raia wa nchi ya tatu katika ofisi ya uhamiaji)
• Uhispania: NIE kwa wageni, maombi tofauti katika kituo cha polisi (mara nyingi na miadi na uhakikisho)
• Italia: Codice Fiscale katika Agenzia delle Entrate, mara nyingi ndani ya saa
• Ujerumani: nambari ya kitambulisho ya ushuru hutumwa kwa barua 2–4 wiki baada ya usajili; nambari ya ushuru (nambari tofauti) hutolewa na ofisi ya ushuru baada ya kusajili shughuli ya biashara
• Ufaransa: numéro fiscal hutolewa na rufaa ya kwanza ya ushuru — wahamiaji mara nyingi huenda kwa miezi bila nambari ya ushuru

Kufungua akaunti ya benki

• Inahakikishwa kote EU na Payment Accounts Directive 2014/92/EU: kila mkazi wa EU ana haki ya kuwa na akaunti ya msingi, pamoja na raia wa nchi ya tatu
• Kwa kweli, inachukua:
  • Scandinavia, Uholanzi: mara nyingi mtandaoni ndani ya siku chache na BankID/E-ID, mara tu unapopata
  • Ujerumani, Ufaransa, Uhispania: miadi ya ana kwa ana katika tawi, hati zilizosasishwa zinahitajika, wiki 1–3
  • Italia: mara nyingi ni haraka na Codice Fiscale, lakini hutofautiana kwa benki
• N26, Revolut na benki zingine za mtandaoni mara nyingi ndio suluhisho la haraka zaidi katika wiki chache za kwanza — hata kama unafungua akaunti ya kawaida ya benki sambamba, kwa sababu wamiliki wa nyumba na waajiri wakati mwingine huhitaji benki zilizothibitishwa.

Kadi ya makazi / kadi ya kitambulisho

• Uhispania: Tarjeta de Identidad de Extranjero (TIE), miadi katika kituo cha polisi, mara nyingi muda wa kusubiri wa wiki 4–12
• Ujerumani: kibali cha makazi kama kadi yenye chip, hutolewa na ofisi ya uhamiaji; muda wa kusubiri hutofautiana katika mikoa (wiki 4 hadi miezi 6; huko Berlin wakati mwingine ni mrefu zaidi)
• Ufaransa: titre de séjour, maombi kupitia jukwaa la ANEF mtandaoni; muda wa kusubiri wa miezi 2–6
• Italia: permesso di soggiorno, maombi katika ofisi ya posta (kit), miadi katika kituo cha polisi, uchakataji wa miezi 6–12, hati ya muda inatumika kwa wakati huo huo
• Uholanzi, Sweden, Denmark: kwa kawaida wiki 2–8 na ufuatiliaji wa kidijitali

Mikakati ya kukusaidia kusonga mbele

Unapowasili

• Chagua mahali pa kuishi kwa kubadilika: miji mikuu mara nyingi ina muda mrefu wa kusubiri kwa miadi ya serikali; miji ya kati inaweza kuwa bora
• Beba hati asili kila wakati pamoja na nakala ya pili iliyothibitishwa. Thibitisha ikiwa inatoka nchini mwako
• Jiandae kwa ujuzi wa lugha: A2 inatosha kwa taratibu nyingi za serikali; A1 mara nyingi haitoshi. Kiingereza wakati mwingine inatosha katika nchi za Scandinavia, Uholanzi na Estonia; mara chache katika Ujerumani, Ufaransa, Uhispania au Italia
• Tumia ushauri wa uhamiaji: BAMF (DE), OFII (FR), Cáritas (ES), Patronato (IT) — wanajua mbinu za mitaa na mara nyingi huokoa miezi

Katika utaratibu wa kiutawala

• Mawasiliano ya barua pepe na mamlaka hayapatikani kwa ulimwengu wote: nchini Ujerumani, inawezekana tu baada ya usajili katika tovuti maalum (k.m., Mein-Elster kwa ushuru); barua za kawaida bado ni kawaida. Katika nchi za Scandinavia, Estonia na Uholanzi, kila kitu ni kidijitali
• Weka miadi mapema: ofisi za wananchi katika miji mikuu mara nyingi zina muda wa kusubiri wa wiki 4–8
• Wasiliana kwa maandishi katika kesi za migogoro: mazungumzo katika kaunta hayakubaliki kama ushahidi; barua na barua pepe zinaweza kutumika

Katika kesi za migogoro na makosa

• Zingatia muda: katika utawala wa EU, muda wa malalamiko na rufaa ni mkali (mara nyingi mwezi 1 kutoka kwa utoaji)
• Omba uthibitisho wa maandishi ikiwa kitu kinakatazwa — una haki ya maamuzi yenye msingi katika nchi nyingi za EU
• Tumia haki za malalamiko na rufaa — katika nchi nyingi wanachama, kuna wadhibiti katika ngazi ya kitaifa au kikanda ambao hupitia malalamiko dhidi ya mamlaka bila gharama za kisheria

Kuweka matarajio

Vidokezo tatu vya kisaikolojia ambavyo hutolewa mara kwa mara katika ushauri wa uhamiaji:

• Panga kwa miezi mitatu hadi sita ya urasimu katika wiki chache za kwanza katika makazi yako mapya. Wale ambao huweka hii akilini wana uvumilivu mdogo
• Fanya maendeleo yaonekane — orodha yenye "kumalizika: usajili wa makazi / nambari ya ushuru / bima ya afya / ... / inasubiri: ..." hutoa muundo na hupunguza hisia kwamba "hakuna kinachotokea"
• Utamaduni wa urasimu si wa kibinafsi — muda wa kusubiri, ukosefu wa lugha nyingi na tafsiri kali ya sheria huathiri kila mtu, sio wahamiaji tu. Usiruhusu kukukera; inaokoa nishati.

---

Vamosa inaweza kuonyesha muundo wa tamaduni za urasimu katika EU na kurejelea viashirio vya serikali ya kielektroniki inapohitajika. Usaidizi wa serikali maalum unahitaji kupangwa kimitaa — kupitia ushauri wa uhamiaji (BAMF/OFII/Caritas/Patronato), ofisi zinazohusishwa na vyama, au mawakili maalum. Katika kurasa za nchi, utapata anwani muhimu kwa kila nchi.